FOR ENGLISH – SEE BELOW 

Privacy statement

Wij hechten veel belang aan uw privacy. Wanneer u informatie aan ons verstrekt, zullen wij hier zo zorgvuldig mogelijk mee omgaan. Hoe wij dit doen en voor welke doeleinden wij de informatie gebruiken staat omschreven in dit privacy statement.

Wie zijn wij?

Wij zijn USG Restart B.V. USG Restart begeleidt mensen bij het zoeken, geschikt maken voor, verkrijgen en behouden (al dan niet in de vorm van re-integratie) van een baan, bijvoorbeeld in de vorm van outplacement, jobcoaching, loopbaancoaching en/of arbeidsre-integratie.

USG Restart B.V. is een groepsmaatschappij behorende tot RGF Staffing B.V., RGF Staffing the Netherlands B.V., RGF Staffing Shared Services The Netherlands B.V. en haar Nederlandse bedrijfsonderdelen.

USG Restart B.V. en RGF Staffing Shared Services The Netherlands B.V. (hierna ook aangeduid met “wij”) zijn verantwoordelijke als bedoeld in de wet- en regelgeving op het gebied van privacy voor de verwerking uw persoonsgegevens en hebben het hoofdkantoor aan de P.J. Oudweg 61 te (1314 CK) Almere, telefoonnummer: +31(0)36 5299000. RGF Staffing Shared Services The Netherlands B.V. ondersteunt Restart op onder andere administratief en facilitair gebied.

Recruit Global Staffing maakt onderdeel uit van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan.

Wanneer verwerken wij informatie over u?

Wij verwerken persoonsgegevens over u op het moment dat u zich op enigerlei wijze tot ons wendt en uw gegevens bij ons achterlaat. Dit kan via onze websites wanneer u als individu of namens een bedrijf contact met ons zoekt in het kader van één van onze diensten of bij ons solliciteert op een vacature die wij hebben, maar ook als u bij ons langskomt op de vestiging of ons per email/brief dan wel telefoon benadert of als (potentieel) zakelijke relatie uw diensten aanbiedt.

Ook kunnen wij beperkte persoonsgegevens van je ontvangen via onze opdrachtgevers, bijvoorbeeld je werkgever of uitkeringsinstantie, in het kader van een specifieke opdracht, zoals outplacement of jobcoaching.

Voor de informatie die wij over u verwerken als gebruiker van onze website (zogenaamde cookies), verwijzen wij u naar ons cookiestatement op de website.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de informatie die u verstrekt?

 Uitvoering van overeengekomen begeleiding

  1. om met u, onze opdrachtgever(s) en/of relaties overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
  2. om u schikt te maken voor of (terug) te begeleiden naar werk, u opleidingen of opleidingsmogelijkheden, carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden dan wel om opdrachten/werk voor u te regelen;
  3. om re-integratieactiviteiten uit te kunnen voeren, waaronder casemanagement;
  4. om uw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en te stimuleren, u deel te (kunnen) laten nemen aan (online) assessments/testen en assessment-/testresultaten te kunnen genereren;
  5. om uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te kunnen beoordelen en u in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;
  6. om te beoordelen of u voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
  7. om te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doeleinden om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
  8. om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van besloten web- en mijnomgevingen, (self service) portals en ons intranet;
  9. om u na afronding van een opdracht - via het bureau Panteia, die dit voor ons verzorgt - een evaluatieverzoek toe te kunnen sturen, ter verbetering van onze dienstverlening, tenzij u aangeeft geen prijs te stellen hierop. Dit kunt u aan ons kenbaar maken via servicebureau@usgrestart.nl.

 

Afhandeling sollicitaties vaste/indirecte medewerkers

Het betreft hier sollicitaties op functies/vacatures binnen onze eigen onderneming

  • Om met u in contact te treden en contact te onderhouden over uw sollicitatie.
  • Om uw geschiktheid voor een interne functie of opdracht waarop u hebt gesolliciteerd te kunnen beoordelen.

 Het aangaan van een zakelijke relatie

  • Om uitvoering te kunnen geven aan de door u gevraagde dienstverlening en/of de met u overeengekomen opdracht en/of overeenkomst.
  • Om een relatie gericht op het verwerven en uitvoeren van opdrachten aan te gaan, te onderhouden en hiervoor een (financiële) administratie te voeren.

 Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden gebruiken

  • om uitvoering te kunnen geven aan de door u – via de website - gevraagde dienstverlening.
  • voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
  • naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
  • om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
  • om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u aanbiedingen te kunnen doen, tenzij door u wordt aangegeven dat u geen prijs stelt hierop. Een dergelijk verzoek kunt u richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw mr. Y. van Houte, op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’ hierna.

 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Het is noodzakelijk dat u ons persoonsgegevens als hieronder verstrekt (welk per situatie (doeleinde) kunnen verschillen), omdat wij anders geen contract met u aan kunnen gaan en/of geen uitvoering kunnen geven aan de door u gevraagde dienstverlening.

Bij individuele begeleiding

- NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
- E-mailadres, telefoonnummer en eventueel andere contactgegevens
- Geboortedatum- en plaats
- Geslacht,
- BSN (wanneer voorgeschreven bij wet/regelgeving)
- Curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens
- pasfoto, indien onderdeel CV (alleen met toestemming)
- werk- en bedrijfsgegevens, inkomensgegevens
- doelgroepverklaringen, doelgroepstatus
- adviezen/beschikkingen UWV
- subsidieformulieren
- coachingsplannen, voortgangs- en gespreksverslagen, trajectplannen / plannen van aanpak
- (online) assessment-/testresultaten
- gezondheidsgegevens
- Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot besloten web- en mijnomgevingen, (self service) portals en/of ons intranet, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

Niet bij alle soorten van individuele begeleiding worden al deze persoonsgegevens verwerkt. Dit verschilt per (soort) traject.

 Bij afhandeling sollicitaties vaste/indirecte medewerkers

- NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
- Emailadres, telefoonnummer en eventuele andere contactgegevens
- Geboortedatum, geslacht
- Curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens
- Foto (indien u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven)
- Doelgroepinformatie/doelgroepverklaring (indien van toepassing)
- Andere door u in het kader van de sollicitatie verstrekte gegevens.

U bent een zakelijke relatie:

-  Zakelijke contactgegevens
-  Gegevens voor het onderhouden van de relatie
-  Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten webomgevingen en/of (self service) portals, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

Grondslagen van verwerking persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens verwerken wij op basis van de navolgende rechtsgronden:

  • de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die wordt of is aangegaan en waarbij u partij bent;
  • de gegevensverwerking is voor ons noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
  • de gegevensverwerking is noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang dat wij hebben, te weten:

-  legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid; 
-  naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
-  om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u aanbiedingen te kunnen doen.

  • de persoonsgegevens worden verwerkt met uw toestemming, bijvoorbeeld sollicitaties van vaste/indirecte medewerkers, of uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld foto’s. Een gegeven toestemming kunt u te allen tijde weer intrekken, wat betekent dat wij vanaf dat moment het betreffende persoonsgegeven niet meer verwerken voor het doeleinde waarvoor toestemming is gevraagd.
  • de verwerking is noodzakelijk met het oog op de goede uitvoer van wettelijke voorschriften en/of aanspraken en/of de re-integratie of begeleiding van werknemers of uitkeringsgerechtigden.

Beveiliging van uw informatie

Wij spannen ons tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van USG Restart, die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.

 Hoe wordt uw informatie gedeeld?

Binnen onze onderneming

Tot de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt hebben alleen die personen binnen USG Restart toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor de (uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de mobiliteitscoach, teammanager, afdeling administratie, financiële administratie en personen betrokken bij de (interne en externe) kwaliteitsbewaking, (het toezicht op) de financiële verslaglegging en de uitvoering van premiekorting- en subsidieregelingen.

Uw persoonsgegevens kunnen wij binnen ons concern delen met onze groepsmaatschappijen ter uitvoering van één van de doeleinden eerder in dit privacy statement omschreven.

 Wij zijn onderdeel van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan, hierna: Recruit. Uw persoonsgegevens kunnen, in beperkte mate, worden gedeeld met Recruit voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder managementanalyses, het afgeven van prognoses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop). De Europese commissie heeft het adequaatheidsbesluit met betrekking tot Japan vastgesteld. Dit betekent dat Japan een gelijkwaardig beschermingsniveau hanteert voor persoonsgegevens als onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor meer informatie hierover kun je contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, zie hiervoor de gegevens onder ‘Contact’.

Buiten onze onderneming

Uw persoonsgegevens worden ook gedeeld met externe partijen, personen en bedrijven buiten ons concern. Wij delen uw persoonsgegevens met externe partijen om de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan uit te voeren (bijvoorbeeld opleidingsinstanties, UWV) of indien wij hiervoor toestemming van u voor hebben verkregen (bijvoorbeeld het delen van assessment-/testresultaten met uw werkgever).

 Wij maken daarnaast gebruik van externe bedrijven, onderaannemers en/of leveranciers (waaronder zogenaamde bewerkers/verwerkers) die op ons verzoek specifieke taken of opdrachten uitvoeren en met wie uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. Enkele voorbeelden:

-      er wordt gebruikt gemaakt van externe hosting providers, waaronder cloud providers voor   de opslag, het beheer van uw gegevens;
-      er wordt gebruik gemaakt van externe partijen met applicaties/tools waaronder op het gebied van assessments/ online testen en klantbeheer;
-      andere specifieke taken die zijn uitbesteed betreffen onder meer verzuimbegeleiding, IT ondersteuning en facility management;

 Ook kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan externe partijen, zoals politie en overheidsinstellingen indien wij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis zijn gerechtigd of worden verplicht.

Hoelang wordt uw informatie bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig wet- en regelgeving en voor zolang noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld.

Bij individuele begeleiding:

  • Individuele begeleidingsdossiers worden gedurende 2 jaar na laatste handeling aan het dossier bewaard.
  • Voor documenten die fiscaal van belang zijn, geldt een bewaartermijn van 7 jaar na verlies van de actuele waarde.

Bij een (open) sollicitatie worden uw gegevens maximaal 4 weken bewaard, tenzij u toestemming hebt gegeven om uw gegevens maximaal 1 jaar te bewaren.

Bent u een (potentieel) zakelijke relatie dan worden de navolgende termijnen gehanteerd:

  • persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn en/of onderdeel uitmaken van de civiele administratieve bewaarplicht die wij als onderneming hebben (zoals overeenkomsten, opdrachtbevestigingen, inkoopopdrachten) worden bewaard gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde;
  • (overige) contactinformatie wordt tot 2 jaar na het laatste contact bewaard.

 Van de hier genoemde termijnen kan door ons worden afgeweken waar noodzakelijk (bijvoorbeeld bij claims) en/of met het oog op een (afwijkende) wettelijke verplichting.

Wat zijn uw rechten?

U kunt ons op elk gewenst moment verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens of om het wijzigen, aanvullen of verwijderen ervan. Wanneer u beschikt over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kunt u mogelijk ook zelf uw persoonsgegevens (gedeeltelijk) wijzigen, aanvullen of verwijderen.

Daarnaast kunt u ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij over u verwerken te beperken en/of om uw persoonsgegevens over te dragen (dataportabiliteit).

Recht van bezwaar

Ook met bezwaren over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan en/of indien u geen informatie van ons wenst te ontvangen over onze dienstverlening, aanbiedingen en/of overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur), kunt u zich tot ons wenden.

Uw verzoeken en/of bezwaren kunt u richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’ of direct bij USG Restart B.V. op het emailadres servicebureau@usgrestart.nl

Bij vragen, opmerkingen en klachten 

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacy statement of de manier waarop wij uw persoonsgegevens registreren, gebruiken of verwerken, dan verzoeken wij u contact op te nemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’. U hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Mevrouw C. Bos, Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)
privacy@rgfstaffing.nl
RGF Staffing The Netherlands B.V.
P.J. Oudweg 61
1314 CK Almere

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

USG RESTART PRIVACY STATEMENT

We attach great importance to your privacy. Any information you provide us with will be handled with the greatest of care. This privacy statement describes how we do this and for what purposes we use the information.

Who are we?

We are USG Restart B.V. USG Restart assists people with looking for, making them suitable for, acquiring and keeping (whether or not in the form of reintegration) a job, for example in the form of outplacement, job coaching, career coaching and/or occupational reintegration.

USG Restart B.V. is a group company which forms part of RGF Staffing B.V., RGF Staffing the Netherlands B.V., RGF Staffing Shared Services The Netherlands B.V. and its Dutch business units.

USG Restart B.V. and RGF Staffing Shared Services The Netherlands B.V. (hereinafter also referred to as "we") are responsible for the processing of your personal data, as intended in the privacy laws and regulations, with the head office located at P.J. Oudweg 61 in (1314 CK) Almere, telephone number: +31(0)36 5299000. RGF Staffing Shared Services The Netherlands B.V. supports Restart in areas like administration and facilities.

Recruit Global Staffing forms part of Recruit Holdings Co. Ltd, located in Japan.

 When do we process information about you?

We process personal data about you the moment you contact us in any way and leave your data with us. This could be via our websites when you contact us as an individual, or on behalf of a company within the context of one of our services, or when you apply for one of our vacancies, but also when you visit us on site or approach us via email/letter or telephone, or offer your services as a (potential) business relation.

We may also receive limited personal data from you via our clients, for example your employer or benefits agency, within the context of a specific assignment, such as outplacement or job coaching.

Please refer to our cookie statement on the website for details of the information we process about you as a user of our website (so-called cookies).

For what purposes do we use the information you provide?

 Implementation of agreed guidance

  1. to allow us to enter into agreements with you, our client(s) and/or relations, and to be able to implement and comply with these;
  2. to prepare you, or guide you (back) to work, to offer you training or training opportunities, career and/or career advice and/or other (work-related) services, or to arrange assignments/work for you;
  3. to allow us to carry out reintegration activities, including case management;
  4. to promote and stimulate your personal development, to (be able to) allow you to participate with (online) assessments/tests and to generate assessment/test results;
  5. to allow us to assess your suitability for a specific position or assignment and to put you in touch with, or introduce you to, one or more (potential) clients and/or relations;
  6. to assess whether you qualify for a (premium) discount and/or subsidy, or whether you are covered by a (premium) discount or subsidy scheme;
  7. to meet government-imposed objectives to help people who are (further) removed from the employment market to find work;
  8. to provide you with access to, and use of, closed web and my-environments, (self-service) portals and our intranet;
  9. to allow us to send you an evaluation request after completing an assignment - via the Panteia agency, which takes care of this for us - to improve our services, unless you've indicated you’re not interested in this. You can notify us of this via servicebureau@usgrestart.nl.

 Processing applications for permanent/indirect employees

This concerns applications for positions/vacancies within our own company

  • To establish and maintain contact with you regarding your application.
  • To assess your suitability for an internal position or assignment you have applied for.

Entering into a business relationship

  • To allow us to carry out the services you have requested and/or the assignment and/or agreement agreed and entered into with you.
  • To enter into and maintain a relationship aimed at acquiring and executing assignments and to keep a (financial) administration for this.

We may also use your personal data for the following purposes to allow us to implement the services you have requested via the website.

for legitimate business processes and activities, including for management purposes and generating management information and reports, conducting market analyses, keeping statistics, (internal and external) inspections and audits, business transactions (collaborations, purchase/sale) and promoting and maintaining operational safety;

compliance with or research into (suspected) violation of agreements entered into, internal policies/instructions and/or laws and regulations;

to allow us to comply with applicable laws and regulations;

to inform you about our services, other activities and/or professional information (for example via email, newsletters, company magazines and professional literature) and to allow us to make you offers, unless you've indicated you’re not interested in this. You can address such a request to our Data Protection Officer, Mrs. C. Bos, in the manner as further specified under 'Contact' below.

Which personal data do we process?

It’s essential for you to provide us with the personal data listed below (which may differ per situation (or purpose)), as we will otherwise not be able to enter into a contract with you and/or carry out the services you have requested.
With individual guidance
- Name and address details (name, address, place of residence)
- Email address, telephone number and any other possible contact details
- Date and place of birth
- Gender,
- Citizen Service Number (when prescribed by law/regulations)
- Curriculum vitae (CV), work experience, education and training details
- passport photograph, if part of CV (only with permission)
- work and company data, details of income
- target group statements, target group status
- UWV (insurance agency) advice/decisions
- subsidy forms
- coaching plans, progress and discussion reports, process plans / approach plans
- (online) assessment/test results.
- health data.
- This data will also be processed by us when you’ve been issued a username and password to gain access to closed web and my-environments, (self service) portals and/or our intranet.

 

Not all of this personal data will be processed for all types of individual guidance. This will differ per (type of) process.

 
When processing applications for permanent/indirect employees
- Name and address details (name, address, place of residence)
- Email address, telephone number and any other contact details
- Date of birth, gender
- Curriculum vitae (CV), work experience, education and training details
- Photograph (providing you have given explicit permission for this)
- Target group information/target group statement (if applicable)
- Other information provided by you within the context of the application.
 

You are a business relation:

- Business contact details
- Data which will allow for the relationship to be maintained
- This data will also be processed by us when you’ve been issued a username and password to gain access to our closed web environments and/or (self service) portals.
 

Processing personal data principles

We process your personal data based on the following legal grounds:

• the processing is necessary for the execution of an agreement which is or has been entered into and which you form part of;
• the data processing is necessary for us to comply with a legal obligation;

• the data processing is necessary in connection with a legitimate (business) interest, namely:

- legitimate business processes and activities, including for generating management information and reports, conducting market analyses, data analyses, keeping statistics, (internal and external) inspections and audits, business transactions (collaborations, purchase/sale) and promoting and maintaining operational safety;

- compliance with or research into (suspected) violation of agreements entered into, internal policies/instructions and/or laws and regulations;

- to inform you about our services, other activities and/or professional information (for example via email, newsletters, company magazines and professional literature) and to allow us to make you offers.

• the personal data is processed with your permission, for example applications from permanent/indirect employees, or your explicit permission, for example in relation to photographs. You can revoke your permission at any time, which means that, from that moment on, we will no longer process the personal data in question for the purpose for which permission was requested.
• the processing is necessary with a view to the proper execution of legal regulations and/or claims and/or the reintegration or guidance of employees or beneficiaries.
 
Securing your information
We make every effort to take appropriate organisational and technical measures to protect your personal data against unlawful processing and/or loss. Any USG Restart employees who have access to your personal data are bound by a confidentiality clause.
 

How is your information shared?

Within our company
Only those people within USG Restart who need this data for (the execution of) their work and/or to comply with applicable laws and regulations have access to the personal data you provide us with. This includes the mobility coach, team manager, administration department, financial administration and people involved with (internal and external) quality assurance, (the supervision of) financial reporting and the implementation of premium discount and subsidy schemes.
We may share your personal data within our group of companies in order to implement one of the purposes previously described in this privacy statement.
 
We form part of Recruit Holdings Co. Ltd, located in Japan, hereinafter referred to as: Recruit. Your personal data may, to a limited extent, be shared with Recruit for legitimate business processes and activities, including management analysis, forecasting, (internal and external) inspections and audits, business transactions (collaborations, purchase/sale). The European Commission has determined the adequacy decision with regard to Japan. This means Japan has an equivalent level of personal data protection as offered by the General Data Protection Regulation. Please contact our Data Protection Officer for more information about this, see details under 'Contact'.
Outside of our company
Your personal data is also shared with external parties, people and companies outside of our group of companies. We will share your personal data with external parties in order to efficiently execute the agreement we have entered into with you (for example, training authorities, UWV) or if we have obtained your permission for this (for example, sharing assessment/test results with your employer).
 
We also use external companies, subcontractors and/or suppliers (including so-called processors/editors) who carry out specific tasks or assignments at our request and with whom your personal data may be shared. Some examples:
- we use external hosting providers, including cloud providers, for the storage and management of your data;
- we use external parties with applications/tools, including in the field of assessments/online testing and customer management;
- other specific tasks which have been outsourced include absenteeism support, IT support and facility management;
We may also provide your personal data to external parties like the police and government institutions, if we are entitled or obliged to do so, based on applicable laws and/or regulations, a court order or a judicial ruling.
 

How long is your information kept?

Your personal data will be stored in accordance with laws and regulations and for as long as necessary for the purposes for which this data was collected.
With individual guidance:
• Individual counselling files are kept for 2 years after the last action.
• A retention period of 7 years after loss of the current value applies to documents which are important for tax purposes.
In case of an (open) application, your data will be stored for a maximum of 4 weeks, unless you have given permission for your data to be stored for a maximum of 1 year.
The following terms apply if you’re a (potential) business relationship:
• personal data and documents which are important for tax purposes and/or which form part of the civil administrative retention obligation we have as a company (such as agreements, order confirmations, purchase orders) are kept for 7 years after loss of the current value;
• (other) contact information is kept for 2 years after the last contact.

 We can deviate from the terms mentioned here where necessary (for example in case of claims) and/or with a view to a (deviating) legal obligation.

What are your rights?

You can ask us to access your personal data at any time, or to change, supplement or delete it. You may also be able to (partially) change, supplement or delete your personal data if you have your own private web environment or a portal.

You can also ask us to limit the personal data we process about you and/or to transfer your personal data (data portability).

Right to object

You can also contact us with objections about the way in which we handle your personal data and/or if you don’t wish to receive information from us about our services, offers and/or other activities (for example via email, newsletters, company magazines and professional literature).

 You can direct your requests and/or objections to our Data Protection Officer in the manner detailed under 'Contact', or directly to USG Restart B.V. by sending an email to servicebureau@usgrestart.nl

For questions, comments and complaints 

Please contact our Data Protection Officer in the manner detailed under 'Contact’ if you have any questions, comments or complaints regarding this privacy statement or the way in which we register, use or process your personal data. You also have the right to file a complaint with the Dutch Data Protection Authority.

 

Contact

Mrs C. Bos, Data Protection Officer (DPO)
privacy@usgpeople.nl
USG People The Netherlands B.V.
P.J. Oudweg 61
1314 CK Almere